Il s’agit d’une lettre que les coordonnateurs du dénombrement ponctuel peuvent transmettre à leurs partenaires locaux qui collaboreront à l’énumération dans les principaux emplacements de base (par exemple, les  refuges, les fournisseurs de logements de transition, les équipes de proximité, les services de police ou chargés de l’application des règlements municipaux, les associations de commerçants du centre-ville, etc.). Elle présente une description générale du projet, de son objectif et des données qui seront recueillies.